Đơn hàng thép thường có giá trị lớn, nhiều quy cách và khối lượng nặng. Nếu chỉ kiểm tra sau khi xe đã rời công trình, việc đối chiếu hoặc xử lý sai khác sẽ khó hơn nhiều. Một quy trình nhận hàng rõ ràng giúp người mua kiểm soát đúng loại, đúng số lượng, đúng hồ sơ và an toàn khi hạ hàng.
Chuẩn bị trước khi xe đến
- In hoặc lưu bảng kê đã chốt.
- Chỉ định người có trách nhiệm nhận hàng.
- Chuẩn bị vị trí tập kết bằng phẳng, không cản lối đi.
- Kiểm tra đường vào, tải trọng xe và khung giờ giao.
- Chuẩn bị thiết bị hạ hàng và người vận hành phù hợp.
- Thống nhất phương thức đếm hoặc cân từ trước.
Checklist kiểm tra ngay trên xe
| Nội dung | Cách kiểm tra |
|---|---|
| Loại thép | Đối chiếu V, U, I, H, ống, hộp hoặc thép đặc |
| Quy cách | Đọc nhãn, đo mẫu và so với bảng kê |
| Chiều dài | Kiểm tra cây nguyên hoặc danh sách đoạn cắt |
| Số lượng | Đếm cây, bó hoặc đối chiếu phiếu cân |
| Bề mặt | Kiểm tra đen/mạ kẽm, cong vênh, móp hoặc trầy xước rõ |
| Hồ sơ | Đối chiếu chứng từ, nguồn hàng và biên bản giao nhận |
Kiểm tra quy cách như thế nào?
Người nhận nên có bảng kê rõ từng dòng. Chọn mẫu đại diện để kiểm tra kích thước chính, độ dày và chiều dài. Với yêu cầu kỹ thuật nghiêm ngặt, phương pháp lấy mẫu và dụng cụ đo phải theo tiêu chí nghiệm thu đã thống nhất.
Không nên chỉ nhìn màu sắc hoặc hình dạng tổng thể. Hai bó thép có thể trông giống nhau nhưng khác độ dày hoặc khối lượng danh nghĩa.
Đếm cây hay cân thực tế?
Phương thức giao nhận phụ thuộc báo giá và thỏa thuận. Đơn hàng có thể tính theo cây, theo khối lượng danh nghĩa hoặc theo cân thực tế. Người nhận cần biết rõ căn cứ nào được dùng trước khi ký biên bản.
- Theo cây: kiểm tra số cây và chiều dài.
- Theo bó: cần biết quy cách đóng bó và tổng số cây.
- Theo cân: đối chiếu phiếu cân, xe và thời điểm cân.
- Hàng cắt: kiểm tra số đoạn theo từng chiều dài.
An toàn khi hạ hàng
Thép dài và nặng có nguy cơ trượt, lăn hoặc văng khi tháo dây. Chỉ người có nhiệm vụ mới nên đứng trong khu vực hạ hàng. Không đứng dưới tải treo, không dùng thiết bị quá tải và không tự ý tháo liên kết khi chưa có tín hiệu của người điều phối.
Nếu mặt bằng không đủ điều kiện, nên dừng việc hạ hàng và thống nhất phương án khác thay vì cố xử lý.
Xử lý khi có sai khác
- Tạm tách riêng phần hàng nghi ngờ.
- Chụp ảnh nhãn, mặt cắt, số lượng và tình trạng hàng.
- Ghi rõ sai khác trên biên bản giao nhận.
- Liên hệ đầu mối bán hàng trước khi đưa vào gia công.
- Không tự ý cắt hoặc sử dụng phần hàng đang chờ xác nhận.
Hồ sơ nên lưu sau khi nhận
- Báo giá hoặc đơn đặt hàng đã chốt.
- Bảng kê quy cách và số lượng.
- Phiếu cân hoặc biên bản giao nhận.
- Ảnh hàng khi giao.
- Chứng chỉ chất lượng theo nguồn hàng nếu có yêu cầu.
- Hóa đơn VAT và thông tin thanh toán.
Câu hỏi thường gặp
Có cần đo toàn bộ từng cây không?
Tùy yêu cầu nghiệm thu. Thông thường có thể kiểm tra nhận dạng và lấy mẫu, nhưng dự án có tiêu chí riêng phải làm theo hồ sơ kỹ thuật.
Phát hiện sai sau khi đã gia công thì sao?
Việc xử lý sẽ phức tạp hơn vì tình trạng hàng đã thay đổi. Do đó, cần kiểm tra và thông báo sai khác trước khi cắt, khoan hoặc hàn.
Kết luận
Quy trình nhận hàng tốt gồm ba giai đoạn: chuẩn bị mặt bằng và bảng kê; kiểm tra hàng, số lượng và hồ sơ khi xe tới; lưu biên bản sau khi hoàn thành. Nếu cần xác nhận trước phương án giao, hãy gửi địa điểm và điều kiện nhận hàng tại trang Liên hệ.